Provisionalmente, durante una semana desde la admisión de los Burofax, se debe dejar en oficina una copia en papel del documento que se ha enviado, para comprobar, a la hora de emitir la certificación, el texto que se ha remitido, por si por error del sistema no lo ha archivado en e- documento y MERCURIO por tanto no devuelve información. Transcurrida esta semana se procederá a su destrucción segura. Si lo que el cliente deja en la oficina es una copia del documento enviado, hay que compulsarla en el momento de la admisión, comparándola con el original y estampando el sello y la fecha.
Solicitar petición de certificación: Para la solicitud de cualquier petición de certificación acceder a IRIS>> Admisión >>Otros servicios>>Solicitud de certificación>>Añadir. Se elige el tipo de certificación, seleccionándola en el desplegable (certificación de entrega, imposición, intento de entrega o copia Certificada). La solicitud puede realizarse en cualquier oficina de Correos, sobre envíos registrados, que son de los que se tiene constancia de la admisión y entrega. El cliente abonará el servicio en el instante que lo solicita. La oficina puede emitir la certificación en el momento o las 24 horas siguientes a la solicitud, salvo que sea necesaria su tramitación en otra Unidad.
El impreso para solicitud de certificaciones se descarga en IRIS y si la solicitud es de giro internacional o Western Union en Conecta.
De Burofax impuestos por la oficina virtual no se pueden solicitar certificaciones desde oficina, deben solicitarla los clientes desde la oficina virtual, en la opción servicios a posteriori.
En el momento que el cliente deposita el envío en Correos, puede solicitar certificación de imposición, o copia certificada si se trata de Burofax o Telegrama. Para ello, en la admisión activar la opción de copia certificada. IRIS genera la solicitud de certificación asociada al producto, asignándole un número identificativo. Posteriormente, cuando se va a emitir la certificación, desde el menú de tramitación, el sistema rescatar los datos introducidos en la admisión y los incorpora, debiendo completar solo los datos no introducidos en la admisión. Opción solo válida para Telegramas y Burofax.
Los impresos para solicitud de certificación se piden por IRIS, y salen cumplimentados por la impresora en folio en blanco, no es necesario disponer de ellos en oficina. El personal de admisión procede a registrar la certificación en IRIS>> Admisión >>Otros Servicios>>Solicitud de Certificación >>Añadir solicitud y se completan los datos (pestaña solicitante y envío). Si ha sido admitido en la oficina, el sistema carga automáticamente los datos al introducir el código de barras del envío a certificar. Se cumplimenta nombre, apellidos, dirección y "en calidad de" (remitente, destinatario, autorizado por poder y autorizado por orden judicial). Se rellenan los datos de la solicitud de certificación (de entrega, imposición, intento de entrega y copia certificada), clase de envío del que se solicita certificación y tipo, servicios adicionales que tenía el envío en su caso y los importes. Se activa la opción envío a domicilio, si el cliente desea que se le envíe a la dirección indicada. En el apartado "Datos del Envío", el sistema habilitará los que tienen que ser cumplimentados en función del tipo de certificación. En la pestaña "Datos Adicionales" se cumplimentan los que el sistema no haya recogido.
Solicitar certificación genérica: Los impresos para solicitud de certificación se descargan en Conecta>>Información y Gestión>>Procesos>>Procesos de Oficinas>>Operativos>>Certificaciones>>FORMULARIO CERTIFICACIONES Solicitud de Certificación Genérica, y salen cumplimentados por la impresora del sistema en folio blanco, no es necesario disponer de ellos en oficina. Antes de imprimir, se puede seleccionar si se trata de certificación de imposición o de intento de entrega, y si es para un Giro o Western Union. Una vez impresa, se entrega al cliente para que rellene datos de solicitante y Remitente o Destinatario, según sea de imposición o intento de entrega. Rellena por el cliente, se graba en IRIS>> Admisión >>Otros Servicios»Solicitud de Certificación»Añadir solicitud y se selecciona certificación de imposición o de intento de entrega, giro Internacional y tipo (giro o Western Union), para poder completar los datos que informa el sistema.
La cumplimentación de datos es idéntica que para el resto de solicitudes, con las salvedades:
Fecha Impos: la fecha desde la que se solicita la información. Número de Origen: poner 1.
Si el cliente quiere que la certificación se entregue en su domicilio seleccionar "Entrega a domicilio", rellenando el sobre correspondiente. Validada y cobrada la solicitud enviar, junto con el sobre (si el cliente opta por esta opción) y copia del documento de identificación del interesado a ENVIO DE DINERO División de Oficinas Vía Dublín 7 2§ planta 28070 MADRID.
Cuando Envío de Dinero recibe las solicitudes, realiza los trámites para confeccionar la certificación, y la envía a la oficina peticionaria o al domicilio del cliente, según opción.
Validar solicitud de certificación: Se imprime solicitud de certificación con los datos reflejados a petición del solicitante. La oficina solo puede certificar servicios de los que tiene información. Si se trata de una certificación de imposición o de intento de entrega realizado en otra Unidad, remitir la solicitud a la Unidad correspondiente para que emita la certificación. Si la solicitud tiene que ser enviada a otra Unidad, debe cursarse por la vía más rápida posible (correo urgente o Fax) para no demorar la emisión de la certificación.
Cobrar importes y entregar resguardo: Se cobra el importe de la certificación y si ha sido solicitada en el momento de la imposición también el importe del envío.
Con los datos requeridos por parte del cliente y una vez que la oficina comprueba dichos datos, procede a la tramitación de la certificación.
El proceso de solicitud, de una certificación de una operación de envío de Dinero, difiere en función de dónde quiere el cliente recibir la certificación:
Recogida en Oficina
Envío a Domicilio